Van behoefte naar beweging: zo maakten we Canvas van iedereen

Een Leer Management Systeem (LMS) implementeren doe je niet zomaar. Bij het Deltion College kozen we voor een goed voorbereide reis naar toekomstbestendig mbo-onderwijs, waarin technologie, organisatie en onderwijs samen optrekken.
In dit artikel vertellen Mark Timmermans (informatiemanager) en Remco van Zijl (kernteam) over het aanbestedings- en implementatietraject van het LMS Canvas bij Deltion.

Toen het Leer Management Systeem(LMS) opnieuw moest worden aanbesteed, wilden we dat het inkooptraject zich op meer zou richten dan alleen de applicatie zelf. Daarom stelden we ons in 2020, samen met betrokkenen uit Digitalisering, Informatisering & Automatisering , het MICT - Expertisecentrum Blended Leren en Onderwijs & Kwaliteit, een belangrijke vraag:
Hoe kunnen we het proces van onderwijs geven digitaal ondersteunen, zodat docenten worden ontzorgd en studenten meer richting ervaren?

Onderzoek en inzichten

We begonnen met luisteren, observeren en doorvragen. Via ruim veertig interviews, drie dialoogsessies met De Argumentenfabriek, gesprekken met SURF, grondige deskresearch en een analyse van de onderwijsvisie en strategische koers, hebben we scherp in beeld gebracht wat het onderwijs écht nodig heeft.

Niet alleen een digitale leeromgeving, maar vooral inzicht in de context: Wie doet wat, wanneer en waarom. Dat was de kern van ons behoefteonderzoek.
In deze fase werd duidelijk dat succesvolle invoering om meer vraagt dan techniek. Het draait om mensen, samenwerking en eigenaarschap. We onderstreepten het al in een vroeg stadium: het onderwijs vraagt om sleutelrollen die teamprocessen stroomlijnen en de didactische kwaliteit in de digitale omgeving zichtbaar maken.

Kort nadat het onderzoek was afgerond, brak corona uit. Online onderwijs werd van de ene op de andere dag dagelijkse realiteit. In dat hoge tempo leerden we wat minimaal nodig is om onderwijs op afstand goed te laten landen. Teams, docenten en studenten lieten ons zien wat werkte en wat niet. Op basis van die inzichten herijkten we het behoefteonderzoek en vertaalden we de resultaten naar een beschrijvend document voor de Europese aanbesteding.

Aanbesteding en implementatie

Tijdens dit aanbestedingstraject, in 2022, maakten we de implementatiestrategie bewust tot een belangrijk kwaliteitscriterium. Canvas kwam als beste uit de bus; niet alleen omdat het technisch voldeed, maar vooral omdat we er een aanpak omheen konden bouwen die bij Deltion past: gefaseerd, begeleid en met eigenaarschap in de lijn.

Na de gunning kozen we er bewust voor om klein te beginnen. De try-outs boden ruimte om samen te ontdekken, te experimenteren en patronen te herkennen. Daarna volgde de brede uitrol, steeds vanuit dezelfde uitgangspunten. Niet de techniek stond centraal, maar de mensen, het onderwijs en de haalbaarheid binnen elk team.

We werkten met een heldere routekaart, ondersteund door training, coaching en communicatie die teams precies op het juiste moment de juiste ondersteuning bood.

We namen weerstand serieus en legden het eigenaarschap neer waar het hoort: bij de colleges en teams zelf. Het kernteam faciliteerde, maar de organisatie veranderde.

De Deltion Academie, de Gildes rond de sleutelrollen en het MICT - Expertisecentrum Blended Leren trokken zichtbaar samen op, waardoor kennisdeling niet langer een bijzaak was, maar onderdeel werd van de manier van werken.

Sleutelrollen en professionalisering

• Kartrekker en MT-contactpersoon: organiseerden de invoering, betrokken de teams en management, hielden tempo en zorgden dat besluiten op het juiste niveau werden genomen.
• Key-user: bewaakte de inrichting en hygiëne van de omgeving, zette tijdig cursussen klaar met passende templates en was de eerste vraagbaak voor het team.
• Canvasontwikkelaar: bracht didactische structuur aan met een sjabloon, bouwde en begeleidde de ontwikkeling van cursussen samen met het onderwijs en tilde het ambitieniveau stap voor stap omhoog.

We wilden het ontwikkelen van Canvascursussen professionaliseren en kozen daarom voor een duidelijke ontwikkelstraat. Eerst ontwerpen we een didactisch sjabloon dat de onderwijslijn van het team zichtbaar en navolgbaar maakt. Dat sjabloon wordt vervolgens gebruikt in een ontwikkelcursus, waarin Canvasontwikkelaars samen met hun bouwteams bouwen, testen en bijstellen. Zodra een cursus gereed is en gegeven gaat worden, wordt deze gekopieerd naar een productiecursus voor studenten en docenten. De docent legt op dit moment de laatste hand aan de cursus met up-to-date wijzigingen en het vullen van data voor het inleveren van opdrachten. Zo blijft de leeromgeving voor studenten stabiel, terwijl teams veilig kunnen doorontwikkelen in de ontwikkelcursus, zonder verstoringen.

Het draaiboek voor kartrekkers fungeert daarbij als kompas. Geen verplicht nummer, maar een helder houvast met stappen, rollen, ambitieniveaus, betrokken afdelingen en checklists per fase. Zo wordt de overstap voorspelbaar en kan ieder team in zijn eigen tempo en cadans bewegen. We koppelden de overstap los van grote onderwijsambities. De focus lag op een goede Canvas-inrichting. Daarvoor gebruikten we ambitieniveaus, geïnspireerd op SAMR, maar toegepast op Canvas. De gekozen ambitieniveaus voor de inrichting van Canvas waren:

• 1-op-1 overzetten

• Vervangen van het bestaande

• Verrijken en versterken

• Aanpassen en veranderen

• Opnieuw ontwerpen

Veel teams kozen in de beginfase voor de eerste twee ambitieniveaus. Dat gaf rust, ritme en ruimte om hun cursussen vorm te geven. Tegelijkertijd spraken verschillende teams de ambitie uit om na de implementatie stap voor stap door te groeien naar een hoger niveau.

De Gildes speelden hierin een belangrijke rol. Binnen deze netwerken wisselden kartrekkers, key-users en Canvasontwikkelaars ervaringen uit, bekeken elkaars keuzes en namen succesvolle voorbeelden mee terug naar hun eigen teams. In het Canvashandboek borgden we kennis op een manier die eenvoudig te vinden en actueel te houden is. Functioneel beheer van Dienst Onderwijs- en Informatietechnologie (OIT), dat de key-users ondersteunt, sloot daar naadloos op aan met duidelijke routes voor ondersteuning.

Voor de stuurgroep stelden we periodieke rapportages op. Een overzichtelijk dashboard gaf inzicht in de voortgang: van voorbereidingen en trainingen tot het aantal aangemaakte cursussen, op elk niveau van de organisatie. Zo konden we gericht sturen zonder te vervallen in micromanagement.

Vooruitkijken: verder bouwen aan blended onderwijs

We kijken terug op een implementatie die zijn waarde heeft bewezen. Het “Canvas-rijbewijs” is door de meeste onderwijsteams behaald, maar echt goed rijden leer je pas in de praktijk. De komende periode richten we ons op het verder versterken van blended onderwijs, waarin Canvas een centrale rol speelt. Daarbij ligt de focus op de doorontwikkeling van het onderwijs, het borgen van resultaten, het realiseren van nieuwe systeemkoppelingen en het integreren van leermiddelen binnen één samenhangende digitale leeromgeving. Daarbij zetten we data uit Canvas in om de digitale leeromgeving continu te verbeteren, natuurlijk met respect voor privacy van de studenten en collega’s.

Ook willen we blijvend investeren in de versterking van de sleutelrollen, het goed inwerken van nieuwe collega’s en het verder helpen van collega’s die nog extra ondersteuning nodig hebben.

De kern blijft onveranderd: luisteren, goed onderwijs blijven ontwikkelen, eigenaarschap stimuleren en stap voor stap doorgroeien. Zo is Canvas niet alleen een systeem, maar een hulpmiddel dat het onderwijs bij Deltion elke dag een beetje beter maakt.